Fin de año en 8 semanas
Qué se decide en cada una de las 8 semanas antes del evento de fin de año de tu empresa, de la reserva del salón a la cifra final que se manda 7 días antes.
Planificación · por Brinddi · 5 min de lectura · noviembre de 2026
- Empieza 8 semanas antes. Con más de 200 invitados o una fecha a mitad de diciembre, a las 10 o 12 semanas.
- La invitación sale entre 4 y 6 semanas antes, con fecha límite de respuesta 10 días antes del evento.
- La cifra final va al salón y al catering 7 días antes, por escrito y con los menús especiales.
- Revisa si el contrato cuenta días hábiles o corridos: 5 días hábiles antes de un viernes caen el viernes anterior.
- Entre 15% y 32% de los que confirman puede faltar, según el tamaño del evento y si es gratis.
La invitación sale entre 4 y 6 semanas antes del evento. La cifra final de invitados llega al salón 7 días antes. Todo lo demás se ordena alrededor de esas 2 fechas, y para que las dos entren sin apuro el trabajo empieza 8 semanas antes.
Si el evento cae en la segunda o la tercera semana de diciembre, empieza antes. Los jueves y viernes de esas 2 semanas suelen ser los primeros que se reservan en el año, y muchos salones los reservan con 10 a 14 semanas de anticipación. Con más de 200 invitados, arranca también a las 10 o 12 semanas.
Semana 8: fecha, formato y cuántos van
Antes de llamar a un salón hacen falta 4 respuestas. La fecha, con una alternativa. El formato, que puede ser almuerzo, cena servida, cóctel de pie o una tarde con actividad. Si van solo los empleados o también sus parejas. Y una cifra estimada: con parejas, una empresa de 60 empleados pasa de 100 invitados.
Con esas 4 respuestas, visita 2 o 3 salones en persona. Pide 2 capacidades, la de invitados sentados y la de invitados de pie. El mismo salón da una cifra para una cena y otra más alta para un cóctel.
Para una empresa chica el calendario es el mismo, con menos proveedores. Un equipo de 15 personas puede resolverlo todo con un restaurante que tenga salón privado, y las 2 fechas siguen iguales: invitación 4 semanas antes y cifra final 7 días antes.
Semanas 7 y 6: salón, catering y contrato
En estas 2 semanas se reservan el salón y el catering, y también la música y el fotógrafo. Si va a haber palabras de la dirección, el sonido necesita al menos 1 micrófono inalámbrico.
Antes de firmar, busca la cláusula de la cifra final y revisa estos 4 puntos:
- El plazo. Lo más común son 7 días antes del evento. Hay contratos que piden 5 días, y otros que cuentan 3 o 5 días hábiles.
- Días hábiles o corridos. 5 días hábiles antes de un viernes caen el viernes anterior.
- Si llegan menos. Lo habitual es que se cobre la cifra garantizada o la asistencia real, la que sea mayor.
- Si no mandas la cifra. Muchos contratos toman como final la estimada que firmaste 7 semanas antes.
Semanas 6 a 4: la invitación
La invitación lleva 6 datos: fecha, hora de llegada y de cierre, lugar, código de vestimenta, si se puede ir con pareja y una fecha límite para responder. Pon esa fecha 10 días antes del evento. Te quedan 3 días para contar.
En la misma respuesta, pide las restricciones de comida: vegetariano, sin gluten, alergias. El catering las necesita junto con la cifra final, 7 días antes. Si las pides después, son 2 rondas de mensajes a toda la lista.
Una parte de los que confirman no llega. Un análisis de los registros de entrada de 1.070 eventos dio una ausencia media de 20%, que sube a 28% cuando el evento es gratis y a 32% en eventos de 10 a 49 personas. Para eventos internos de empresa circulan cálculos más bajos, de 15% a 25%, que nadie respalda con datos publicados. Tu cifra más confiable es la del año pasado, si alguien guardó cuántos confirmaron y cuántos llegaron.
Fecha límite de respuesta: 10 días antes. Cifra final al salón: 7 días antes.
Semanas 3 y 2: menú, programa y responsables
Cierra el menú y la barra con el catering. Arma el programa con horas. Las palabras de la dirección caben en 5 minutos, y los reconocimientos, si los hay, en 20.
Si quieres una foto de todo el equipo, ponla en el programa a las 19:45, antes de la cena. Después de las 22:00 ya hay invitados que se fueron.
Manda el primer recordatorio 2 semanas antes, a los que confirmaron y a los que no respondieron. Elige a 1 persona como responsable del día. Recibe a los proveedores, tiene los teléfonos de todos y decide si algo cambia. Que no sea quien da el discurso de las 20:00.
Si el evento termina después de las 23:00, deja resuelto cómo vuelve cada uno a su casa, con transporte contratado, autos compartidos o las apps de transporte. Ponlo en el segundo recordatorio.
Semana 1: la cifra final
7 días antes, manda la cifra final por escrito al salón y al catering, con el número de menús especiales. Guarda la respuesta. Es la cifra que se cobra.
Después de esa fecha, la cifra sube pero no baja. Muchos contratos aceptan sumar invitados con un recargo por cada uno, y casi ninguno acepta restar. Si 3 días antes del evento se suman 6 personas, avisa ese mismo día y pide la confirmación por escrito.
Confirma con cada proveedor su hora de llegada. Un evento que abre a las 19:00 necesita el salón montado a las 18:00 y el sonido probado antes. Si se puede, haz una última visita. El segundo recordatorio sale 2 días antes, con la dirección, la hora y dónde estacionar.
El horario del día
- 17:00. Llegan el catering, la música y la decoración.
- 18:00. Salón montado y prueba de sonido.
- 19:00. Llegada de invitados y cóctel.
- 20:00. Palabras de la dirección, 5 minutos.
- 20:15. Cena.
- 21:30. Reconocimientos, 20 minutos como máximo.
- 22:00. Música y baile.
- 23:30. Cierra la barra.
- 00:00. Fin del evento.
Para un almuerzo, el mismo orden arranca con el montaje a las 11:00, la llegada a las 13:00 y el cierre a las 17:00. Si el contrato no dice cuántos días antes va la cifra final, pide que lo escriban antes de firmar.
