Cómo armar el orden del día

Si la ceremonia termina a las 17:45 y la cena empieza a las 19:35, hay casi dos horas que llenar. Sin cóctel, son dos horas de gente de pie y con hambre que mira el reloj.

Los tres cronogramas de abajo traen la hora y la duración de cada bloque: uno de boda, uno de XV años y uno de cena de empresa. Cópialos y mueve las horas a tu evento.

Antes de repartir las horas

• Servir 120 platos o hacer la foto de familia siempre tarda más de lo previsto. Suma un 15-20% de colchón a cada bloque.
• Nunca dejes un hueco largo sin comida ni bebida. Si hay espera, hay cóctel o bocado.
• Lo emotivo va primero y lo bailable después. Un discurso largo a las 2 de la mañana no lo escucha nadie.

Cronograma 1: boda de tarde y noche

Ceremonia por la tarde y baile hasta la madrugada, para 80 a 150 invitados.

• 16:30. Llegada de invitados. Se cita a la gente 30 minutos antes de la ceremonia. Si hace calor, que haya agua o limonada.
• 17:00. Ceremonia civil o religiosa, de 30 a 45 minutos. 45 es el techo cómodo.
• 17:45. Cóctel de bienvenida, 90 minutos. Bebida, bocadillos y música suave mientras se hacen las fotos.
• 17:45. Fotos de familia y pareja, 60 minutos, al mismo tiempo que el cóctel para que nadie espere.
• 19:15. Entrada de los novios y pase a mesas, 20 minutos.
• 19:35. Cena servida, 90 minutos. Calcula de 20 a 25 minutos por tiempo: entrada, plato fuerte y postre.
• 21:00. Brindis y discursos, 20 minutos. Máximo 3 personas, de 3 a 4 minutos cada una.
• 21:30. Primer baile y apertura de pista, 15 minutos.
• 21:45. Pista abierta.
• 23:30. Tacos, pizza o algo salado para los que ya flaquean.
• 01:30. Cierre. Se avisa la última canción y se despide a la gente.

Cronograma 2: XV años de tarde

Los XV suelen juntar lo emotivo al inicio, con el vals, el cambio de zapatilla y el brindis, y abrir la pista después. Este ejemplo va de 18:00 a 01:00.

• 18:00. Recepción, 45 minutos. Música, foto con la quinceañera y mesa de bienvenida.
• 18:45. Entrada y presentación, 15 minutos.
• 19:00. Vals y coreografía, 30 minutos. Vals con papá, chambelanes y cambio de zapatilla.
• 19:30. Brindis y palabras, 15 minutos.
• 19:45. Cena, 75 minutos.
• 21:00. Show o sorpresa, 20 minutos. Un video, el baile sorpresa o la primera hora loca.
• 21:20. Pista abierta.
• 23:00. Recena o antojito salado.
• 01:00. Cierre.

En los XV conviene que el brindis vaya pegado al vals. Si los separas mucho, el ambiente se enfría entre uno y otro.

Cronograma 3: cena de empresa

Es el más corto de los 3: va de 19:00 a 23:30. En una cena de empresa la gente aguanta menos y el horario se cumple al minuto.

• 19:00. Recepción, 45 minutos. Cóctel de pie y música de fondo baja.
• 19:45. Palabras de la empresa, 15 minutos. Un solo discurso, corto.
• 20:00. Cena servida, 75 minutos.
• 21:15. Reconocimientos o premios, 30 minutos. Si hay entrega, calcula el tiempo por persona.
• 21:45. Música y baile, si los hay.
• 23:00. Café, postre y cierre.
• 23:30. Fin.

Tres discursos de diez minutos son media hora de gente incómoda.

Los 5 errores de horario más comunes

1. Empezar tarde "porque siempre se empieza tarde". Si citas a las 17:00 y arrancas a las 18:00, todo el día se corre una hora. Cita 30 minutos antes y empieza a la hora prometida.
2. Las fotos sin cóctel entre la ceremonia y la cena. Es el rato en que los invitados se aburren y algunos se van.
3. Los discursos largos. Pon un límite por persona y avísalo antes.
4. La cena tarde. Con tres horas de bebida y nada de comida, la noche se descontrola.
5. Los bloques pegados. Sin 10 a 15 minutos entre un momento fijo y otro, el equipo y los invitados van corriendo.

Cómo dar aire sin que sobre tiempo

Dar aire es dejar ratos para ir al baño o servirse otra copa.

• El cóctel es el bloque elástico. Si algo se atrasa, se estira, y si vas adelantado, se acorta.
• Junta vals, brindis y primer baile. Entre la cena y la pista deja una pausa corta.
• Ten música de respaldo. Si un bloque se atrasa, el DJ o la lista de canciones tapa el bache.
• Nombra a alguien que lleve el tiempo. Una persona de confianza, o quien planea el evento, que avise en voz baja cuándo toca cada momento.

Tu plantilla en cuatro pasos

1. Fija la hora de inicio y la de cierre. Todo lo demás va entre esas dos.
2. Coloca los momentos fijos: ceremonia, cena, vals o primer baile.
3. Rellena con los bloques elásticos: recepción, cóctel, show y baile. Son los que absorben los atrasos.
4. Suma un 15% de tiempo extra y revisa que no quede ningún hueco sin comida, bebida o música.

Arma el cronograma con una semana de calma y pásaselo al proveedor de comida y a la persona que lleva el tiempo.