30 preguntas que hacerle a un salón

Las 5 que más cuestan si se contestan tarde son la capacidad cómoda, qué incluye el precio por escrito, la hora límite de música, la política de cancelación y quién va a estar el día del evento.

Las 30 van agrupadas por tema, con la respuesta que debería encenderte una alerta. Llévalas impresas a la visita, antes de firmar y dar el anticipo, y anota las respuestas junto al nombre de cada salón. Con 3 salones y la misma lista enfrente, se ve rápido cuál improvisa.

Capacidad

Un salón "para 200" suele querer decir 200 apretados, sin contar pista, escenario ni barra.

• ¿Cuál es la capacidad con mesas redondas, pista de baile y barra montadas? La cómoda es de un 20% a un 30% menor que la máxima anunciada. Alerta si te dan un número sin aclarar el montaje.
• ¿La cifra incluye la pista? Algunos salones suman el espacio de baile a la cuenta de invitados sentados. Pregunta el diámetro de las mesas y cuenta cuántas caben.
• ¿Hay un espacio aparte para la ceremonia o el cóctel? Si todo pasa en el mismo salón, hay un tiempo muerto mientras cambian el montaje.
• ¿Cuánto dura ese cambio y dónde esperan los invitados? Lo normal son de 30 a 45 minutos.
• ¿El espacio es solo para mi evento ese día? Compartir baños, entrada o estacionamiento con otro evento no aparece en ningún contrato, y solo se nota cuando tus invitados llevan 15 minutos en una cola que no es la suya.

Una mesa redonda de 10 personas mide 1,80 metros de diámetro y con las sillas ocupa cerca de 3.

Lo que incluye el precio

Pide por escrito qué entra en el paquete base y qué se cobra aparte.

• ¿Qué incluye exactamente: mesas, sillas, mantelería, vajilla y cristalería? Alerta si la mantelería o las sillas "bonitas" se cobran como extra.
• ¿Incluye meseros, y cuántos por invitado? Para bufé, 1 cada 15 invitados. Para comida servida en la mesa, 1 cada 10, porque los platos tienen que salir a la vez. Con menos, la espera se nota.
• ¿Cobran el montaje y el desmontaje? A veces sí. Hay salones que cobran aparte por poner y quitar las mismas mesas y sillas que ya vienen incluidas en el paquete que acabas de contratar.
• ¿El impuesto y el servicio están incluidos o se suman al final? Según el país, pueden ser de un 12 a un 16% de impuesto más un 10% de servicio, y cambian el número entero.
• ¿Cuánto cuesta cada invitado por encima del mínimo? Pide ese precio antes de firmar.

La cocina de la casa

El espacio, la comida y la bebida se llevan cerca del 42% del presupuesto total. Si el salón obliga a usar su cocina, te queda poco para negociar.

• ¿Puedo contratar mi propia comida o es obligatoria la de la casa? Alerta si es obligatoria y no te dejan probar el menú antes.
• ¿Hay una degustación incluida? Lo habitual son 2 cubiertos. Ve con quien decide contigo y no contrates comida para 150 personas sin haberla probado.
• ¿Cobran descorche si llevo mi propio licor, y cuánto por botella? En un evento de 100 personas se abren unas 40 botellas, así que un cargo pequeño por unidad se vuelve una partida entera. Haz la cuenta ahí mismo.
• ¿Puedo llevar mi propio pastel o cobran por cortarlo? Pregunta cuánto es antes de encargar el pastel afuera.
• ¿Qué hay para invitados vegetarianos, veganos o con alergias? La respuesta buena trae platos concretos. "Algo les preparamos" es una alerta.

Hasta qué hora

Que se prendan las luces a la 1 en punto con la pista llena depende de una cláusula del contrato.

• ¿A qué hora tengo acceso para montar y a qué hora termina todo? Un montaje con flores y mantelería pide de 3 a 4 horas. Alerta si te ofrecen 1, porque el primer invitado entra con la decoración a medias.
• ¿Hay hora límite de música por ruido, y vale también para la música en vivo? En zonas residenciales suele ser la medianoche o la 1.
• ¿Cuánto cuesta cada hora extra y hasta qué hora se puede extender? Si lo preguntas a las 00:30 con la pista llena, el precio lo pone el salón.
• ¿El salón pone el sonido o lo trae el DJ? Confirma cuántas tomas de corriente hay cerca de la pista y en qué circuito están. Un equipo con luces necesita su propio circuito. Si lo comparte con la cocina, las luces se pueden caer a mitad del baile.

Cómo se llega

• ¿Cuántos lugares de estacionamiento hay y son gratis? Calcula 1 lugar por cada 2 o 3 invitados, porque la gente llega en pareja o en grupo. Para 150 personas son de 50 a 75. Cuéntalos en la visita. Alerta si no alcanzan y no hay alternativa cerca.
• ¿Hay valet o acceso para personas con movilidad reducida? Piensa en los abuelos y en quien llega con un coche de bebé. El camino del estacionamiento a la puerta es lo primero que recorre cada invitado.
• ¿Por dónde descargan los proveedores? Sin acceso de carga, el florista y el DJ entran con sus cajas por la misma puerta que los invitados, y a veces a la misma hora.

El contrato

Todo lo que te digan en la visita tiene que quedar por escrito.

• ¿Cuánto es el anticipo y cuál es el calendario de pagos? Lo normal es del 30% al 50% al firmar y el resto repartido hasta unos días antes. Alerta si piden el total por adelantado.
• ¿Cuál es la política de cancelación? Pide las fechas exactas y el porcentaje que se devuelve en cada tramo. Sin política clara, no firmes.
• ¿Qué pasa si el salón cancela o cierra antes de mi fecha? Tiene que haber una cláusula que te devuelva todo lo pagado si el salón cierra, cambia de dueño o cancela. Léela entera.
• ¿El precio queda congelado o puede subir antes del evento? Pide que el monto firmado sea el final.
• ¿Quién va a estar el día de mi evento y cómo lo contacto? Quien te muestra el salón rara vez es quien está esa noche. Pide nombre y teléfono de quien coordina, dentro del contrato. Alerta si te contestan que "siempre hay alguien del equipo".

Si hay jardín o terraza

• ¿Cuál es el plan de lluvia y cuesta algo activarlo el mismo día? Alerta si el plan B es una carpa que cobran aparte a última hora.
• ¿A qué hora se decide pasar todo bajo techo? Tiene que haber una hora límite acordada por escrito, de 4 a 6 horas antes, que es lo que tarda montar la alternativa.
• ¿Hay restricciones con confeti, velas, pirotecnia fría o mascotas? Mejor saberlo antes de comprar las chispas.