La lista de invitados sin pelearte

Abres una hoja, anotas a todos los que se te ocurren y en 2 días tienes 240 nombres para un lugar de 120. Desde ahí, cada recorte se siente como quitarle algo a alguien.

Las peleas suelen ser por el primo que tu mamá insiste en invitar, la compañera de trabajo que ya se enteró, el amigo soltero que pide un "+1" y los niños, que unos quieren y otros no. Y casi siempre estallan tarde, con el lugar ya pagado.

Primero el número, después los nombres

El número máximo sale de 2 límites y, una vez fijado, no se mueve.

• El lugar. Pide la capacidad cómoda, con pista de baile y espacio para circular, y no la que te dan con las mesas pegadas. Suele ser de un 20% a un 30% menor.
• El presupuesto. El espacio, la comida y la bebida se llevan cerca del 42% del total, y ese 42% se divide entre los nombres de la lista. Haz la división una vez y mira cuánto queda por persona. Un evento formal con barra libre puede triplicar el cubierto de uno sencillo.

El tercer número es el de las mesas. Las redondas son de 8 o de 10, y una de 10 mide 1,80 metros de diámetro y con las sillas ocupa cerca de 3. Con 133 invitados y mesas de 10 pagas 14 mesas y sientas a 3 personas solas en la última. Bajar de 133 a 130 te ahorra una mesa.

Si 30 de tus invitados son solteros, el +1 mueve 30 lugares.

Tres niveles: A, B y C

• A, los que no se negocian. Si imaginar el evento sin esa persona te duele, es A. Suele ocupar entre el 50% y el 60% del total.
• B, los que vienen si hay lugar: amigos del segundo círculo y familia extendida con buena relación.
• C, los de compromiso: compañeros de trabajo por cortesía o amigos de tus papás que no conoces. Aquí está casi toda la presión de afuera.

Primero entra el A completo. Con lo que sobra subes gente del B. El C entra solo si después de A y B queda lugar, y casi nunca queda.

Si dudas entre A y B

1. ¿Hablé con esta persona en el último año porque quise y no por obligación?
2. ¿Va a seguir en mi vida dentro de 5 años?
3. Si no viniera, ¿lo notaría durante el evento?

Con 2 síes o más, es A. Con 1, es B. Con ninguno, es C.

Las ausencias y las rondas

Entre el 10% y el 20% de los invitados no va, y si mucha gente tiene que viajar, más. Sobre 150 invitaciones son de 15 a 30 lugares que se liberan solos, y ahí entra el nivel B.

Ese porcentaje es un promedio. Si toda tu gente vive en la misma ciudad, la ausencia puede quedar por debajo del 10%. Si media lista tiene que tomar un avión, puede fallar 1 de cada 3.

Manda la primera ronda de 6 a 8 semanas antes, o 3 meses antes si la gente viaja. Pide confirmar de 3 a 4 semanas antes del evento, que es cuando el salón pide el número final. La segunda ronda sale de 3 a 4 semanas después de la primera. Una invitación que llega 10 días antes dice "eras plan B".

Acompañantes y niños

Cada excepción abre la puerta a la siguiente, así que la regla se decide una vez y vale para todos.

El +1

Es la decisión que más infla una lista. Si 30 de tus invitados son solteros, tu criterio mueve 30 lugares, el 20% de una lista de 150.

• "+1" para quien tiene pareja formal, vive con alguien, está comprometido o casado, aunque no conozcas a la pareja.
• A los solteros que van a estar entre amigos y familia conocida, normalmente no.
• A quien no va a conocer a nadie más, sí.

Dentro de cada grupo, el criterio es igual para todos. Si a una prima soltera no le das "+1", a la otra tampoco.

Los niños

• Sin niños. Avísalo con 6 semanas de margen para que los papás se organicen, pon en la invitación solo los nombres de los adultos y, si puedes, ofrece una alternativa concreta.
• Con niños. Suman logística y cubiertos, aunque el menú infantil cueste menos, y cada niño ocupa una silla entera en el aforo.
• Algunos sí. Solo sobrinos y ahijados directos, o solo menores de cierta edad, con la misma regla para todos.

Si alguien pregunta "¿por qué el hijo de fulana sí y el mío no?", la respuesta es la regla: "decidimos que solo sobrinos directos, para todos igual".

Cuando los papás también invitan

• Reparte cupos con número. Si el lugar es para 150 y el nivel A de la pareja ocupa 90, quedan 60 para repartir entre las familias. "Ustedes tienen 25 lugares" es una conversación que termina.
• Si alguien aporta dinero, tiene voz, y su cupo se acuerda antes. Durante la planeación ese cupo no crece.
• Cada familia recorta su propia lista. Dale a tu mamá su número y que ella elija, porque es quien conoce a esa gente.

Cómo decir que no

• Habla del tamaño del evento: "Decidimos hacer algo muy íntimo, solo familia y los amigos de toda la vida".
• Da una sola razón corta. "El lugar es pequeño y ya está lleno" cierra la conversación, y cada explicación de más abre una negociación.
• Ofrece otra forma de verse: "Me encantaría verte, hagamos algo pronto".
• Di "veamos si se abre un lugar" solo si es verdad.

Que alguien te haya invitado a su boda no te obliga a invitarlo a tu evento.

Los 7 pasos

Los 3 primeros se hacen esta misma semana.

1. Calcula el número máximo y redondéalo al múltiplo de 8 o de 10 de abajo.
2. Anota todos los nombres posibles sin filtrar.
3. Clasifica cada uno en A, B o C con las 3 preguntas.
4. Mete el A completo y rellena con B hasta el tope.
5. Escribe tu regla de acompañantes y de niños antes de mandar la primera invitación.
6. Da cupos con número a las familias que quieran sumar nombres.
7. Manda de 6 a 8 semanas antes, pide confirmar 3 o 4 semanas antes del evento y sube gente del B a medida que lleguen las ausencias.