Cuántos meseros necesitas

Para cien invitados sentados hacen falta unos diez meseros. Con seis, el plato fuerte llega tibio a las últimas mesas y los vasos vacíos se quedan en el mantel hasta el postre.

La cifra cambia con el tipo de servicio y casi nunca viene escrita en la cotización. Muchas dicen "personal incluido" sin decir cuántas personas ni cuántas horas. Estas son las proporciones que usan las empresas de catering para planear.

La cuenta por tipo de servicio

• Cena servida a la mesa: 1 mesero por cada 10 invitados. Con tres tiempos o con vino servido en la copa, 1 por cada 8.
• Platos grandes al centro para compartir: 1 mesero por cada 12.
• Bufé: 1 mesero por cada 20 a 25 invitados. No sirven los platos, pero recogen, reponen las bandejas y atienden las bebidas.
• Cóctel con bocadillos que pasan en bandeja: 1 por cada 25.
• Barra completa, con destilados y cócteles: 1 bartender por cada 50 invitados.
• Barra de cerveza, vino y refrescos: 1 bartender por cada 75.

Son puntos de partida y no coinciden entre una guía y otra. Para el bufé hay empresas de catering que piden 1 mesero cada 15 invitados y otros que trabajan con 1 cada 40. Lo que mueve la cifra es el menú y el salón.

Un mesero lleva 2 o 3 platos por viaje. Con 10 invitados a su cargo, su parte de cada tiempo sale en 4 o 5 viajes. Si son 6 meseros para 100 invitados, a cada uno le tocan 17. Son entre 6 y 9 viajes.

Con 10 meseros para 100 invitados, cada plato sale en 4 o 5 viajes por persona.

Lo que sube la cuenta

• La cocina lejos de las mesas. Si cada viaje tarda 1 minuto más, 5 viajes son 5 minutos más por tiempo. En una cena de 3 tiempos, el último plato llega 15 minutos tarde.
• Varios tiempos. Entrada, sopa, plato fuerte y postre son 4 rondas de servir y 4 de retirar.
• El vino servido en la copa en vez de botellas al centro de la mesa. El mesero vuelve a cada lugar varias veces por hora.
• Invitados mayores o niños chicos en un bufé. Muchos no se levantan y piden que les lleven el plato.

Y lo que la baja: platos grandes al centro, un bufé con dos filas en vez de una, y una barra con 2 cócteles de la casa ya preparados en jarra en vez de una carta de 10.

La barra, hora por hora

La primera hora es la más pesada. Casi todos piden algo al llegar y muchos piden 2. Con 150 invitados y 2 bartenders, cada uno atiende a 75 personas en esa hora. Es más de una bebida por minuto.

Muchas empresas de catering ponen un bartender extra solo durante el cóctel, o abren una segunda barra y la cierran cuando empieza la cena. Una mesa de apoyo con agua, refrescos y vino ya servido le quita a la barra los pedidos que no necesitan bartender.

Con barra completa y más de 100 invitados, pregunta si hay un ayudante de barra. Es quien trae hielo, lava copas y repone botellas. Sin él, el bartender deja la barra cada vez que se acaba el hielo.

Las horas también cuentan

El personal llega antes que los invitados y se va después. Para un evento de 5 horas, lo común es 1 hora y media de montaje antes y 1 hora de desmontaje después. Son casi 8 horas por persona.

Pregunta si la cotización cubre esas horas o solo las del evento. Si el evento se alarga una hora, la hora extra se cobra por persona. Con 12 meseros, son 12 horas.

Cuatro preguntas para el catering

1. ¿Cuántos meseros y bartenders incluye la cotización, y para cuántos invitados está calculada?
2. ¿Cuántas horas cubren, con el montaje y el desmontaje?
3. ¿Quién coordina al personal durante el evento? Con más de 100 invitados, lo ideal es un capitán de meseros que no atienda mesas.
4. ¿Qué pasa si confirman 20 invitados más una semana antes? ¿Suben el personal o reparten el mismo entre más mesas?

Si una cotización da 1 mesero cada 20 invitados para una cena servida, pregunta si la calcularon como bufé.