Presupuesto real de una boda

"Con esto nos alcanza." Así empiezan muchos presupuestos de boda: un total dicho en voz alta, antes de saber cómo se reparte entre los veinte proveedores que vienen después.

Aquí no hay montos. Cambian con la ciudad y la temporada, y la misma boda puede costar 3 veces más un sábado de temporada alta que un jueves de temporada baja. Lo que sirve en cualquier moneda es el porcentaje de cada rubro y la distancia entre el proveedor más barato y el más caro.

Dos números y una división

1. El total que puedes pagar sin endeudarte. Suma tus ahorros, lo que puedes apartar cada mes hasta la fecha y lo que la familia ya confirmó que aporta. Un aporte que nadie confirmó todavía no entra.
2. El número de invitados. Ninguna otra cifra de la planeación mueve tanto el costo total.

Divide el primero entre el segundo y tienes el costo por invitado. Con ese número ves en un minuto si estás metiendo una boda de doscientas personas en un presupuesto pensado para sesenta.

Recortar veinte invitados suele ahorrar más que negociar con cinco proveedores.

La cuenta también se hace al revés. Elige un costo por invitado que te parezca razonable, multiplícalo por tu lista y compáralo con el total. Si no cabe, hay dos salidas: menos gente o menos gasto por persona.

El desglose por rubro

Son once rubros y suman 100%. Úsalos como plantilla y ajústalos con una sola regla: lo que subas en uno lo bajas en otro.

• Espacio, comida y bebida: 42%. Si pasa del 50%, todos los demás rubros se quedan cortos.
• Fotografía y video: 12%. Es lo que más se mira al día siguiente, y suele ser lo primero que la gente recorta.
• Vestuario y belleza: 8%. Los dos atuendos, peinado, maquillaje y pruebas.
• Colchón de imprevistos: 8%.
• Música y entretenimiento: 7%. De aquí depende que la pista siga llena a las diez de la noche.
• Decoración y flores: 7%.
• Coordinación: 6%. Una planeadora completa o alguien solo para el día.
• Pastel y repostería: 3%.
• Anillos: 3%.
• Papelería, invitaciones y avisos: 2%.
• Ceremonia y trámites: 2%. Espacio, oficiante, permisos y documentos.

El 8% de imprevistos pasa a una cuenta aparte el primer día y se trata como si ya estuviera gastado. Si sobra, es para la luna de miel.

Cómo pasar los porcentajes a dinero

Empieza por una cotización sólida de la comida por persona, que es el gasto más grande. Si el menú se lleva una cuarta parte de tu costo por invitado y el espacio con la bebida suma otro 15% o 20%, estás dentro del 42%.

Después pide tres cotizaciones por rubro. Con una sola no sabes si el precio es alto o sospechosamente bajo. Las tres tienen que cubrir las mismas horas y la misma cantidad de personas, y en foto y video también los mismos entregables.

Esta es la distancia aproximada entre el proveedor más barato y el más caro de una misma ciudad, para el mismo trabajo. Tómala como orden de magnitud: en tu ciudad puede ser otra, y tus tres cotizaciones mandan.

• Fotografía y video: hasta 7 veces, según experiencia, horas y entregables. La foto suele llevarse la parte mayor del 12%. En video pregunta cuántos minutos entregan y en cuánto tiempo, porque ahí se esconde el precio.
• Música: casi 7 veces. Un grupo en vivo cuesta cerca del doble que un DJ con buen equipo de sonido, y sube con cada músico.
• Flores y decoración: más de 8 veces, la más ancha de todas. Casi toda la diferencia sale de elegir flor de temporada o flor importada.
• Coordinación del día: 6 veces. Es la más estrecha, porque el trabajo se parece mucho de un proveedor a otro.
• Costo por invitado: de 5 a 6 veces entre una boda sencilla y una de salón con menú servido y barra abierta.

Dónde recortar sin que se note

• La fecha y la hora. Un día que no sea sábado, o una temporada menos pedida, baja el precio del espacio, la foto y la música. Una boda de mediodía cuesta menos que una de noche.
• La barra. Dos cócteles de la casa, vino, cerveza y algo sin alcohol cuestan mucho menos que una barra abierta completa.
• La decoración, solo donde está la gente: entrada, mesa principal y pista. Los pasillos no salen en las fotos.
• Las flores. Flor de temporada y mucho follaje.
• El pastel. Uno más chico a la vista y repostería de apoyo en la cocina. Nadie cuenta los pisos.
• La papelería. Invitaciones digitales en vez de impresas.

Donde no conviene recortar es en las horas de fotografía, la cantidad de comida, el sonido y la persona que coordina el día. Si nadie coordina, lo terminas haciendo tú con el vestido puesto.

Los costos ocultos

Casi nunca vienen en la primera cotización. Suman entre el 10% y el 20% del rubro al que pertenecen y, como son previsibles, van escritos dentro de cada rubro desde el principio, sin tocar el colchón de imprevistos.

• Impuestos y cargos por servicio sobre comida y bebida. Pregunta si el precio ya los incluye.
• Propinas y comidas del equipo de proveedores que trabaja ese día.
• Horas extra. El contrato dice seis horas y la boda se alarga dos. Pregunta el precio de la hora adicional antes de firmar.
• Transporte, montaje y desmontaje de mobiliario, equipo y flores.
• Energía, permisos o seguro, si el lugar no es un salón formal.
• Pruebas y ajustes de vestuario, maquillaje y menú.
• Comisiones y diferencia de cambio si le pagas a alguien en otra moneda.
• Los últimos quince invitados, los que aparecen cuando ya cerraste el número final.

Tu presupuesto en una hoja

1. Escribe el total que puedes pagar. Ese es tu 100%.
2. Repártelo con los porcentajes de arriba y anota cada monto en la moneda en que vas a pagar. Ese mismo día, el 8% de imprevistos pasa a una cuenta separada.
3. Divide entre los invitados y revisa que el costo por persona sea posible con los precios que ya cotizaste.
4. Pide tres cotizaciones del rubro más grande y corrige la hoja con esos números.
5. Anota cada pago el día que lo haces: fecha, monto y cuánto falta por pagar.