Recuerdos que la gente guarda

A los 6 meses de tu evento, las flores se secaron en 4 días y los globos se desinflaron el domingo. De lo que pretendía quedarse, el detalle que repartiste suele estar en un cajón, y las fotos de los invitados siguen en sus teléfonos.

La prueba de los 6 meses

Imagina la casa de tu invitado medio año después. ¿Dónde está el recuerdo?

• En uso, porque se lo comió, se lo gastó o lo agarra cada semana.
• A la vista, en una repisa o en la puerta del refrigerador.
• En el cajón, que es donde termina casi todo lo que se reparte en los eventos antes de ir a la basura.

Si la respuesta honesta es el cajón, déjalo en la tienda, aunque a ti te encante.

Lo que se pierde

• Lo que lleva los nombres y la fecha impresos en grande: el llavero o la copa grabada. Para tu invitado es un objeto con el nombre de otras personas encima.
• Lo decorativo genérico. Velas sin aroma, figuritas, cajitas y marcos diminutos compiten por espacio con cosas que esa persona sí eligió.
• El dulce industrial en bolsita de tul. Se abre y se queda en el auto de vuelta.
• Lo frágil. La cerámica fina y la cristalería no aguantan un bolso lleno: una parte llega rota y la otra se guarda para no romperla.
• El libro de firmas clásico. Se llena de felicidades repetidas y casi nadie lo vuelve a abrir.
• Lo que exige un paso extra, como el código que hay que teclear o la semilla que hay que sembrar. Cada paso deja afuera a la mitad de la gente, así que con 3 pasos te queda 1 de cada 8.

Lo que sobrevive

• Lo que se consume y es bueno: café de un tostador cercano, miel, un aceite pequeño, una mezcla de especias o chocolate decente.
• Lo útil, como un jabón artesanal, una vela de cera buena o una bolsa de tela que aguante la compra del súper. La prueba es si tú lo comprarías en una tienda pagando su precio.
• Lo que resuelve algo esa noche: sandalias para seguir bailando después de 6 horas de tacón, un abanico si hace calor, un chal si refresca o algo para el dolor de cabeza.
• La foto en la que sale esa persona, tomada esa noche.

4 filtros antes de comprar

Si una idea no pasa por lo menos 2, se descarta.

1. ¿Es útil o se consume? Si no, tiene que ganarse un lugar a la vista en una casa que ya está llena.
2. ¿Es personal? Una etiqueta escrita a mano con el nombre del invitado vale más que un grabado con el tuyo.
3. ¿La calidad aguanta? Si tú no lo comprarías en una tienda pagando su precio, no pasa.
4. ¿Devuelve a la persona a esa noche? Una foto, un audio, una canción o un sabor lo hacen.

Cuánto del presupuesto

Los montos cambian de un país a otro y según cuánto compres. Las proporciones se mantienen.

• Entre el 2% y el 3% del presupuesto total. Por encima del 5% le estás quitando a la comida o a la música.
• Divide lo que vas a gastar en el detalle entre tus invitados. Si no llega ni a la décima parte de lo que te cuesta el cubierto de cada uno, son baratijas.
• El empaque, con bolsa, etiqueta, listón y sellado, suma entre un 20% y un 40% sobre el contenido. Es lo que convierte un detalle de 3% en uno de 4%.

Cada paso extra deja afuera a la mitad de la gente.

Si la cuenta da para baratijas, ese dinero rinde más en algo que todos vivan a la vez, como comida a última hora o mejor luz para las fotos.

Las fotos de los invitados

De un evento de hace 5 años, la gente suele conservar fotos: el abrazo o el final, cuando ya quedaban pocos. Muchas las tomó una prima desde su mesa o un amigo en el pasillo, justo cuando nadie posaba, y quedaron repartidas en decenas de teléfonos.

Se pierden de 4 maneras:

• En el grupo de mensajes, que se llena la primera semana, se silencia la segunda y al mes nadie abre. Muchas aplicaciones además comprimen las imágenes al enviarlas.
• En las historias, que se borran a las 24 horas.
• En el teléfono lleno. Lo primero que borra alguien sin espacio son los videos largos de una noche que ya pasó, y pesan mucho: a la calidad más alta de un teléfono actual, 30 segundos son cerca de 160 MB, y 5 videos así son casi un giga.
• En el cambio de teléfono, que la gente hace cada 2 o 3 años.

Define antes del evento un solo lugar donde caiga todo, y pide las fotos durante la noche. Con el teléfono en la mano y la foto recién tomada, la gente las manda en segundos. Una semana después tienes que perseguir a cada uno, y muchos mandan 3 imágenes sueltas y se olvidan del resto.

Recuerdos que casi nadie planea

• Las voces. Un rincón tranquilo donde cada invitado grabe un mensaje de 20 segundos, que da para decir algo y no para ponerse solemne.
• Tarjetas con una pregunta. En lugar del libro de firmas, tarjetas sueltas con una consigna: cuéntanos cómo nos conocimos, o un consejo que ojalá te hubieran dado. Con 2 o 3 consignas distintas repartidas por las mesas, casi no se repiten las respuestas.
• La lista de canciones. Pídesela a quien ponga la música. Son 40 o 50 títulos y caben en una nota del teléfono.

Que no se pierda lo que juntaste

• Una carpeta con la fecha en el nombre, copiada en 2 sitios: la nube y un disco físico.
• Entre 10 y 20 fotos impresas. Una foto impresa en casa de otra persona es una copia más que no depende de ti.

El calendario

1. 3 meses antes. Decide si va a haber detalle y qué parte del presupuesto lleva. Si no da para algo que pase los filtros, reasigna el dinero.
2. 1 mes antes. Pide una muestra física y pruébala. Nunca cierres un recuerdo por una foto de catálogo.
3. 1 semana antes. Define quién junta las fotos y los videos, dónde caen y cómo se lo vas a decir a la gente. Es el único paso que no se recupera después.
4. El día. Dilo en voz alta una sola vez, cuando todos están juntos. Un cartel lo lee solo quien pasa al lado.
5. La semana siguiente. Baja todo, haz la segunda copia, imprime unas cuantas y manda el enlace a quienes salieron.